Η μετακόμιση σε ένα νέο γραφείο είναι ένα καλό σημάδι για μια επιχείρηση. Συνήθως σημαίνει ότι η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και χρειάζεστε χώρο για να επεκταθείτε. Ωστόσο, μια μετακόμιση γραφείου παρουσιάζει επίσης προκλήσεις και απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό. Στη συνέχεια εξετάζονται τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τον συντονισμό μιας μετακόμισης γραφείου, τα οποία μπορούν να μειώσουν τον "χρόνο διακοπής" της επιχείρησης και να κάνουν τη μετακόμιση λιγότερο αγχωτική για τους υπαλλήλους.
Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος
Δημιουργήστε όσο το δυνατόν νωρίτερα ένα χρονοδιάγραμμα για τη μετακόμιση που θα περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που πρέπει να πραγματοποιηθούν και τους υπεύθυνους για κάθε εργασία. Αυτό θα απαιτήσει τη δημιουργία μιας ομάδας ανθρώπων που θα είναι υπεύθυνοι για διάφορες πτυχές της μετακόμισης. Φροντίστε να τους συμπεριλάβετε όλους στο σχεδιασμό του χρονοδιαγράμματος και να δημιουργήσετε ρεαλιστικές προθεσμίες για κάθε εργασία.
Δομή της ομάδας
Ένας τρόπος προσέγγισης της δημιουργίας της ομάδας μετακίνησης είναι να ορίσετε ένα άτομο ως υπεύθυνο και στη συνέχεια να έχετε εκπροσώπους από κάθε τμήμα στην ομάδα. Με αυτόν τον τρόπο, οι απόψεις κάθε τμήματος ακούγονται και λαμβάνονται υπόψη. Αυτή είναι επίσης η κατάλληλη στιγμή για να καθορίσετε πόσοι υπάλληλοι και πόσος εξοπλισμός γραφείου θα αποτελέσουν μέρος της μετακόμισης.
Πρόσληψη μεταφορέα
Έξι μήνες (ή και περισσότερο) πριν από τη μετακόμιση, καταρτίστε έναν κατάλογο με κάθε αντικείμενο που θα χρειαστεί να μετακινηθεί. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν κατά την πρόσληψη υπηρεσιών μετακόμισης γραφείων. Όταν επιλέγετε μεταφορέα, να έχετε υπόψη σας τα εξής.
- Εξετάστε μόνο εταιρείες με την κατάλληλη αδειοδότηση για τη διεκπεραίωση τοπικών, πολιτειακών και διακρατικών μετακινήσεων.
- Συνεργάζεστε μόνο με εταιρείες που προσφέρουν ασφάλιση μέσω τρίτου παρόχου (οι εταιρείες μετακόμισης προσφέρουν βασική, τυπική ασφάλιση και θα πρέπει να προσφέρουν πληροφορίες για την απόκτηση υψηλότερων επιπέδων ασφάλισης μέσω τρίτων εταιρειών).
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε συνάψει γραπτή σύμβαση για το κόστος της μετακόμισής σας
- Ενημερώστε τους μεταφορείς εκ των προτέρων για τις υπηρεσίες που χρειάζεστε, όπως συσκευασία ή προσωρινή αποθήκευση.
- Φροντίστε να ερευνήσετε τις εταιρείες μετακόμισης, διαβάζοντας κριτικές στο διαδίκτυο.
- Αναζητήστε εταιρείες με εμπειρία στη διεκπεραίωση μετακινήσεων γραφείων
Κάντε σχέδια για το νέο χώρο
Για να προσδιορίσετε τι θα χρειαστεί να μεταφέρετε, σχεδιάστε πώς θα διαμορφωθεί το γραφείο στη νέα τοποθεσία. Μπορείτε να εξαλείψετε τυχόν αντικείμενα που δεν θα χρειαστείτε. Επίσης, τυχόν προβληματικές περιοχές στην τρέχουσα τοποθεσία μπορούν να διορθωθούν με το σχεδιασμό του νέου χώρου.
Ειδοποίηση πελατών
Περίπου τέσσερις μήνες πριν από τη μετακόμιση, ενημερώστε τους πελάτες σας. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να δημιουργήσετε μια επιστολή ειδοποίησης για τη μετακόμιση του γραφείου που θα στείλετε στους πελάτες, τους προμηθευτές και τους συνεργάτες σας. Η επιστολή θα πρέπει να είναι σύντομη και περιεκτική, προσφέροντας πληροφορίες σχετικά με τη νέα διεύθυνση του γραφείου σας και τυχόν αλλαγές στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τους αριθμούς τηλεφώνου και τις επαφές.
Ανάθεση εργασιών
Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να γνωρίζει τα καθήκοντά του για τη μετακόμιση του γραφείου του εβδομάδες πριν από τη μετακόμιση. Ένα σημαντικό μέρος αυτού είναι η διασφάλιση της ασφάλειας των εργαζομένων. Αυτό περιλαμβάνει την ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με την αποφυγή ορισμένων τύπων συμπεριφοράς, όπως η ανύψωση βαρέων αντικειμένων, το υπερβολικό τέντωμα, το βαθύ σκύψιμο, η συστροφή και το σκόνταμα και η πτώση. Είναι σημαντικό να επιτρέπετε σε επαγγελματίες μεταφορείς να αναλαμβάνουν τις εργασίες και όχι σε υπαλλήλους.
Την ημέρα της μετακόμισης
Βεβαιωθείτε ότι όλο το προσωπικό που απαιτείται για τη μετακίνηση είναι στη θέση του. Σημειώστε με σαφήνεια τι πρέπει να μετακινηθεί και τι θα αποθηκευτεί ή θα απορριφθεί. Μόλις φτάσετε στη νέα τοποθεσία, έχετε ένα σχέδιο για το πού θέλετε οι μεταφορείς να τοποθετήσουν τα έπιπλα γραφείου και τον εξοπλισμό (με βάση τον σχεδιασμό που κάνατε μήνες πριν).
Η μετακόμιση σε ένα νέο γραφείο είναι μια σημαντική στιγμή για τις επιχειρήσεις.Με τον κατάλληλο προγραμματισμό και την πρόσληψη μιας επαγγελματικής εταιρείας μετακόμισης, η μετακόμιση μπορεί να γίνει ομαλά και να επαναφέρετε την επιχείρησή σας σε λειτουργία το συντομότερο δυνατό.
