Trasladarse a una nueva oficina es una gran señal para una empresa. Suele significar que la empresa está creciendo y necesita espacio para expandirse. Sin embargo, un traslado de oficina también plantea retos y requiere una planificación cuidadosa. A continuación se describen los pasos que hay que dar al coordinar un traslado de oficina para reducir el "tiempo de inactividad" de la empresa y hacer que la mudanza resulte menos estresante para los empleados.
Elaborar un calendario
Con la mayor antelación posible, elabore un calendario para la mudanza que incluya todas las tareas que deben realizarse y las personas responsables de cada una de ellas. Para ello será necesario crear un equipo de personas responsables de los distintos aspectos de la mudanza. Asegúrate de incluirlos a todos en la planificación del calendario y de crear plazos realistas para cada tarea.
Estructurar el equipo
Una forma de enfocar la creación del equipo de mudanza es poner a una persona al frente, y luego tener representantes de cada departamento en el equipo. De este modo, se escuchan y tienen en cuenta las opiniones de todos los departamentos. También es el momento de determinar cuántos empleados y qué cantidad de material de oficina formarán parte de la mudanza.
Contratar una mudanza
Hasta seis meses (o más) antes de la mudanza, haga una lista de todos los objetos que tendrá que trasladar. Esta información le servirá para contratar servicios de mudanza de oficinas. A la hora de elegir una empresa de mudanzas, tenga en cuenta lo siguiente.
- Considere sólo empresas con la debida licencia para realizar mudanzas locales, estatales y transfronterizas.
- Trabaje sólo con empresas que ofrezcan seguros a través de terceros (las empresas de mudanzas ofrecen seguros básicos estándar y deberían ofrecer información sobre cómo conseguir seguros de mayor nivel a través de terceros).
- Asegúrese de obtener un contrato por escrito para sus gastos de mudanza
- Informe con antelación a la empresa de mudanzas de los servicios que necesita, como embalaje o almacenamiento temporal.
- Asegúrese de investigar sobre las empresas de mudanzas y de leer sus opiniones en Internet.
- Busque empresas con experiencia en mudanzas de oficinas
Haga planes para el nuevo espacio
Para ayudarle a determinar qué necesitará trasladar, diseñe cómo se distribuirá la oficina en la nueva ubicación. Así podrá eliminar los objetos que no vaya a necesitar. Además, cualquier zona problemática de la ubicación actual puede solucionarse con el diseño del nuevo espacio.
Notificar a los clientes
Unos cuatro meses antes de la mudanza, notifíqueselo a sus clientes. Ahora es el momento de crear una carta de notificación de traslado de oficina para enviar a clientes, proveedores y socios comerciales. La carta debe ser breve y concisa, con información sobre la nueva dirección de la oficina y cualquier cambio en las direcciones de correo electrónico, números de teléfono y contactos.
Asignar tareas
Cada empleado debe conocer sus tareas de mudanza de oficina semanas antes del traslado. Una parte importante es garantizar la seguridad de los empleados. Esto incluye informar a los empleados sobre cómo evitar determinados tipos de comportamiento, como levantar objetos pesados, estirarse demasiado, agacharse mucho, retorcerse y tropezar y caerse. Es importante que sean los profesionales de la mudanza quienes se encarguen del trabajo, no los empleados.
El día de la mudanza
Asegúrese de contar con todo el personal necesario para la mudanza. Marque claramente lo que hay que trasladar y lo que irá a parar al almacén o se desechará. Una vez en la nueva ubicación, tenga un plano de dónde quiere que coloquen los muebles y equipos de oficina los encargados de la mudanza (basándose en el diseño que hizo meses antes).
El traslado a una nueva oficina es un momento importante para las empresas. Con la planificación adecuada y la contratación de una empresa de mudanzas profesional, el traslado puede realizarse sin problemas y su empresa puede volver a funcionar lo antes posible.
