El traslado de una oficina es una de las tareas más grandes y complejas a las que se enfrentan los directivos. Es importante asegurarse de que la mudanza se lleva a cabo de forma eficiente y segura, limitando las interrupciones de la actividad.
Tener al personal preparado para la mudanza exige crear un plan de traslado sólido como una roca. A continuación se examinan algunos de los problemas a los que se enfrentan las empresas y las formas de hacer manejable un traslado de oficina o negocio.
Las cinco primeras cosas que hay que saber
A la hora de preparar al personal de la oficina para la gran mudanza, conviene tener presentes los siguientes puntos principales. Todo lo demás se deriva de estas ideas.
- Determine correctamente cuánto espacio necesita
- Fijar plazos y cumplirlos
- Ajustarse al presupuesto
- Contratar una empresa de mudanzas de confianza
Esto último podría situarse en el puesto número 1, teniendo en cuenta que muchos de los problemas que surgen en una mudanza de oficina se deben a la falta de un profesional de la mudanza de calidad.
He aquí algunos pasos que debes dar para asegurarte de que cumples todo lo anterior.
Fijar un horario
Dos meses antes de la mudanza, establece un calendario. Va a ser el documento de referencia, así que debe ser exhaustivo. Fija fechas límite para contratar a la empresa de mudanzas, para que todo el mundo haga las maletas, para deshacerte de todo lo que no vayas a trasladar y para la mudanza propiamente dicha (suele durar entre dos y tres días).
Una vez que tenga esto, podrá determinar todas las fechas que el personal necesita saber para cada paso (como el día en que su departamento necesita tener empaquetados sus escritorios o cuándo tiene que enviar una lista de todos los muebles que necesita trasladar).
Notificar a todos
Un mes antes de la mudanza, el personal debe notificar el cambio de domicilio a todas las personas que deban saberlo. Puedes utilizar una plantilla como ésta para hacer esas notificaciones. También es importante hacer nuevas tarjetas de visita y material de papelería, y realizar los cambios necesarios en la información de contacto del sitio web.
Ponga a alguien al mando
Una persona tendrá que actuar como coordinador de todas las actividades de la mudanza. Llevará la lista de plazos y se asegurará de que se cumplan. También puedes poner a más de una persona a cargo -un comité de mudanzas- si es necesario.
Embalaje profesional
Contrate una empresa de mudanzas con experiencia en embalar equipos informáticos y de otro tipo sensibles. Querrá evitar tantos problemas como sea posible. Aquí también es importante señalar que los empleados nunca deben mover nada. Es un riesgo para la seguridad. Los empleados sólo deben poner las pertenencias que quieran llevarse en una caja y dejarla sobre la mesa. Los profesionales se encargarán a partir de ahí.
Estos son algunos de los consejos que hay que tener en cuenta a la hora de preparar al personal para un traslado de oficina. El objetivo es minimizar los trastornos y aumentar la seguridad. Se puede conseguir con una planificación y un seguimiento cuidadosos, así como con un socio de mudanzas profesional.
