Μια μετακόμιση γραφείου είναι ένα από τα μεγαλύτερα και πιο σύνθετα καθήκοντα που πρέπει να αναλάβουν οι διευθυντές. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η μετακόμιση διεκπεραιώνεται τόσο αποτελεσματικά όσο και με ασφάλεια, περιορίζοντας τυχόν επιχειρηματικές διαταραχές.
Η προετοιμασία του προσωπικού για τη μετακόμιση απαιτεί τη δημιουργία ενός σταθερού σχεδίου μετακόμισης. Στη συνέχεια εξετάζονται ορισμένα από τα ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις και τρόποι για να είναι διαχειρίσιμη μια μετακόμιση γραφείου ή επιχείρησης.
Τα πρώτα πέντε πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε
Θέλετε να έχετε κατά νου τα ακόλουθα σημαντικά σημεία καθώς προετοιμάζετε το προσωπικό του γραφείου για τη μεγάλη μετακόμιση. Όλα τα υπόλοιπα απορρέουν από αυτές τις ιδέες.
- Καθορίστε σωστά πόσο χώρο χρειάζεστε
- Ορίστε προθεσμίες και τηρήστε τις
- Μείνετε εντός του προϋπολογισμού
- Προσλάβετε έναν αξιόπιστο συνεργάτη μετακίνησης
Αυτό το τελευταίο θα μπορούσε να καταταγεί ως Νο 1, δεδομένου ότι πολλά από τα προβλήματα που συμβαίνουν σε μια μετακόμιση γραφείου οφείλονται στην έλλειψη ενός ποιοτικού επαγγελματία μεταφορέα.
Ακολουθούν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να διασφαλίσετε ότι πληροίτε όλα τα παραπάνω.
Καθορίστε ένα χρονοδιάγραμμα
Δύο μήνες πριν από τη μετακόμιση, καταρτίστε ένα πρόγραμμα. Αυτό θα είναι το έγγραφο στο οποίο θα ανατρέχετε, γι' αυτό πρέπει να είναι λεπτομερές. Ορίστε τις προθεσμίες για την πρόσληψη μεταφορέα, για να έχουν μαζέψει όλοι τα πράγματά τους, για να έχουν πεταχτεί όλα τα πράγματα που δεν μεταφέρετε και για τις ημερομηνίες της πραγματικής μετακόμισης (συνήθως θα διαρκέσει δύο με τρεις ημέρες).
Αφού το έχετε αυτό, μπορείτε στη συνέχεια να καθορίσετε όλες τις ημερομηνίες που πρέπει να γνωρίζει το προσωπικό για κάθε βήμα (όπως την ημέρα που το τμήμα τους πρέπει να πακετάρει τα γραφεία του ή πότε πρέπει να υποβάλει έναν κατάλογο με όλα τα έπιπλα που πρέπει να μεταφερθούν).
Ειδοποιήστε τους πάντες
Ένα μήνα πριν από τη μετακόμισή σας, το προσωπικό πρέπει να ενημερώσει όλους όσους πρέπει να γνωρίζουν για την αλλαγή της διεύθυνσής σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο όπως αυτό για να κάνετε αυτές τις ειδοποιήσεις. Είναι επίσης σημαντικό να φτιάξετε νέες επαγγελματικές κάρτες και γραφική ύλη και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στα στοιχεία επικοινωνίας στον ιστότοπο.
Βάλτε κάποιον επικεφαλής
Ένα άτομο θα πρέπει να ενεργεί ως συντονιστής για όλες τις δραστηριότητες μετακίνησης. Θα τηρεί τον κατάλογο των προθεσμιών και θα φροντίζει να τηρούνται όλες. Μπορεί επίσης να θέλετε να βάλετε περισσότερα από ένα άτομα υπεύθυνα - μια επιτροπή μετακόμισης - αν χρειαστεί.
Επαγγελματική συσκευασία
Προσλάβετε έναν μεταφορέα με εμπειρία στη συσκευασία ευαίσθητων υπολογιστών και άλλου εξοπλισμού. Θέλετε να αποφύγετε όσο το δυνατόν περισσότερα προβλήματα. Σε αυτό το σημείο είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι οι υπάλληλοι δεν πρέπει ποτέ να μετακινούν τίποτα. Αυτό αποτελεί κίνδυνο για την ασφάλεια! Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να βάζουν μόνο τα αντικείμενα που θέλουν να πάρουν σε ένα κουτί και να τα αφήνουν πάνω στο γραφείο. Οι επαγγελματίες θα τα αναλάβουν από εκεί και πέρα.
Αυτές είναι μερικές από τις συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου όταν προετοιμάζετε το προσωπικό για μια μετακόμιση γραφείου. Ο στόχος είναι να ελαχιστοποιηθεί η αναστάτωση και να ενισχυθεί η ασφάλεια. Αυτό μπορεί να γίνει με κάποιο προσεκτικό σχεδιασμό και παρακολούθηση, καθώς και με έναν επαγγελματία συνεργάτη μετακόμισης.
