Al trasladarse a una nueva oficina, una de las primeras cosas que hay que hacer es informar a todo el que lo necesite de que se va a cambiar de ubicación. Dependiendo de su empresa, "todos los que tienen que saberlo" pueden ser tanto particulares como empresas. Por lo general, se trata de clientes, proveedores y socios comerciales.
Es un proceso largo, pero el resultado es una carta comercial breve, si se hace bien.
Cómo crear su carta de aviso de mudanza
Antes de pasar a un ejemplo, a continuación se exponen algunas pautas a tener en cuenta cuando prepare el traslado de una oficina y entregue una carta de aviso de mudanza.
- Elabore su plan de mailing unos tres meses antes de la mudanza
- Entregue su carta de aviso de mudanza unas cuatro semanas antes de la fecha de traslado
- Hacer una lista exhaustiva de las personas con las que hay que ponerse en contacto, incluidos clientes, proveedores y socios comerciales.
- Obtenga toda la información de los contactos actuales y futuros, incluida la dirección postal, la dirección de correo electrónico, los números de teléfono, el nombre y el número de contacto, etc.
- La carta debe ser breve y concisa
Plantilla gratuita de aviso de mudanza
La redacción exacta de su carta de aviso de mudanza depende de usted. Sin embargo, para los bancos y empresas de servicios financieros, basta con una simple nota sobre el cambio de domicilio. No hace falta que explique ni de pasada por qué se muda.
En el caso de los vendedores y proveedores, puede agradecerles los servicios prestados a su empresa antes de notificarles el cambio.
El siguiente ejemplo se aplica a clientes y socios comerciales (e incluso a la competencia, si quiere hacérselo saber). Observe cómo la carta da a entender que se muda porque el negocio está en auge, no para ahorrar dinero ni por ningún otro motivo.
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Ciudad actual
Dirección actual
Código postal actual
Dirección del receptor
Ciudad del receptor
Código postal del destinatario
Estimado/a (nombre de la empresa o persona de contacto),
Nos complace anunciar que estamos ampliando nuestra empresa con una nueva oficina.
La nueva ubicación es (nueva dirección).
Por favor, actualice sus registros con nuestra nueva dirección. Nos trasladaremos el (fecha) e iniciaremos nuestra actividad en nuestra nueva ubicación el (fecha). Nuestros números de teléfono y direcciones de correo electrónico seguirán siendo los mismos, al igual que la dirección de nuestro sitio web y nuestras cuentas en las redes sociales.
Nuestras nuevas instalaciones nos ofrecen la oportunidad de servir mejor a nuestros fieles clientes y trabajar con nuestros valiosos socios comerciales. Esperamos seguir atendiendo sus necesidades y trabajando con usted en nuestra nueva ubicación.
No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.
Atentamente,
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Especialistas en traslado de oficinas
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