Cuando esté preparando el gran día del traslado de su oficina, querrá tener un plan general y una lista de cosas que hacer. También querrá lo siguiente: Una lista de cosas fundamentales que debe hacer en cada mudanza de oficina si quiere que salga bien.
Si no se tienen en cuenta estos aspectos, es probable que se produzca el caos. Sin embargo, merece la pena esforzarse para que la mudanza salga bien. La mayoría de los empleados —quizás de forma sorprendente— consideran que trasladarse a una nueva oficina es algo positivo. Si se prestan atención a los siguientes aspectos, la experiencia seguirá siendo positiva.
Enviar un aviso de traslado de oficina
Es fácil dejarse llevar por la mudanza y olvidarse de dar los pasos necesarios para que el negocio funcione sin problemas tras el traslado. Una carta de aviso de traslado de oficina es algo que debe hacerse para que los clientes puedan ponerse en contacto con usted fácilmente en su nueva ubicación. También es crucial para los proveedores. Mucha gente no está segura de qué decir en la carta, por eso tenemos una práctica plantilla gratuita de aviso de traslado de oficina que puede utilizar. Asegúrese de entregar la carta de aviso de mudanza de oficina al menos un mes antes de la fecha de traslado.
Establezca un presupuesto para la mudanza
Desde el principio, deberá fijar un presupuesto para la mudanza y hacer todo lo posible por ajustarse a él. Para ello, póngase en contacto con una empresa de mudanzas y obtenga un presupuesto gratuito por escrito de lo que le costará la mudanza.
Contactar con los proveedores
Si depende de vendedores y proveedores para su negocio, querrá saber con suficiente antelación si pueden prestarle servicio en la nueva ubicación de la oficina. Si es así, todo va bien. Si no, el siguiente punto de la lista será "encontrar nuevos vendedores y proveedores para tu nueva ubicación".
Contratar a una limpiadora
Al igual que los inquilinos que no quieren perder la fianza del alquiler de su piso, las empresas deben asegurarse de que la antigua oficina se limpia a fondo para evitar que los propietarios del edificio les cobren.
Establecer normas para los empleados
No importa si tiene una empresa grande, mediana o pequeña, debe poner en circulación algunas normas para la mudanza antes de que ésta se produzca. Y es que mantener la seguridad de los empleados es la prioridad número 1 durante una mudanza. Asegúrese de que entienden que no se espera de ellos que muevan nada pesado ni que levanten mucho peso. Hay que dar a los empleados una caja y decirles que empaqueten los objetos de su mesa que quieran, que la cierren y la etiqueten (si no está ya etiquetada con su nombre de antemano). De todo lo demás deben encargarse profesionales. Así evitarás lesiones por tropezar, resbalar, dejar caer algo pesado o estirarte para alcanzar algo alto. También querrás recabar la opinión de los empleados sobre lo que podrían necesitar en la nueva oficina en cuanto a equipamiento, sillas, mesas, etc.
Que alguien se centre en la nueva construcción
Es importante contar con una persona en plantilla que se centre en entrar en la nueva oficina en lugar de centrarse en salir de la antigua. Esto incluye cuestiones como la conexión de los servicios públicos, asegurarse de que los propietarios han limpiado la oficina y crear un plano para colocar los escritorios y el equipo de oficina. En resumen, asegurarse de que todo lo que se suponía que iba a suceder, realmente está sucediendo. De lo contrario, el día de la mudanza será una gran decepción para todos.
Contratar una empresa de mudanzas profesional
La mayoría de las grandes empresas siguen este principio, pero muchas pequeñas pueden pensar que pueden encargarse de la mudanza por sí mismas. Es comprensible, porque ese espíritu de "sí se puede" es lo que impulsa a la gente a convertirse en propietarios de pequeñas empresas. Pero usted no quiere correr los riesgos que conlleva hacer la mudanza por su cuenta o con una empresa de mudanzas no profesional. Entre esos riesgos están la rotura de objetos importantes, no disponer de las herramientas adecuadas para trasladar objetos incómodos (como mesas de reuniones) y que los empleados se lesionen durante la mudanza. Puede evitar todo esto asociándose con una empresa de mudanzas profesional y con experiencia.
