Όταν προετοιμάζεστε για τη μεγάλη μέρα της μετακόμισης του γραφείου σας, θέλετε να έχετε ένα συνολικό σχέδιο και έναν κατάλογο με τα πράγματα που πρέπει να κάνετε. Θέλετε επίσης αυτό που ακολουθεί: Μια λίστα με κρίσιμα πράγματα που απλά πρέπει να κάνετε σε κάθε μετακόμιση γραφείου, αν θέλετε να πάει καλά.
Χωρίς να κάνετε αυτά τα πράγματα, μπορείτε να περιμένετε χάος. Αξίζει όμως να καταβάλλετε προσπάθεια για να κάνετε μια μετακόμιση να πάει καλά. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι - ίσως παραδόξως - θεωρούν ότι η μετακόμιση σε ένα νέο γραφείο είναι κάτι θετικό. Η φροντίδα των παρακάτω θεμάτων μπορεί να κάνει την εμπειρία να παραμείνει θετική.
Αποστολή ειδοποίησης μετακίνησης γραφείου
Είναι εύκολο να αναλωθείτε στη μετακόμιση και να ξεχάσετε να λάβετε τα μέτρα που εξασφαλίζουν την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης μετά τη μετακόμιση. Μια επιστολή ειδοποίησης για τη μετακόμιση γραφείου είναι κάτι που πρέπει να γίνει ώστε οι πελάτες να μπορούν να επικοινωνούν μαζί σας εύκολα στη νέα σας τοποθεσία. Αυτό είναι επίσης ζωτικής σημασίας για τους προμηθευτές. Πολλοί άνθρωποι δεν είναι σίγουροι για το τι πρέπει να αναφέρουν στην επιστολή, γι' αυτό και διαθέτουμε ένα εύχρηστο δωρεάν πρότυπο ειδοποίησης μετακόμισης γραφείου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Φροντίστε να παραδώσετε την επιστολή ειδοποίησης μετακόμισης γραφείου τουλάχιστον ένα μήνα πριν από την ημερομηνία μετακόμισης.
Ορίστε έναν προϋπολογισμό μετακόμισης
Από την αρχή, θα πρέπει να ορίσετε έναν προϋπολογισμό μετακίνησης και να κάνετε ό,τι περνάει από το χέρι σας για να τον τηρήσετε. Μέρος αυτού είναι να επικοινωνήσετε με έναν μεταφορέα και να λάβετε μια δωρεάν, γραπτή εκτίμηση για το κόστος της μετακόμισης.
Επικοινωνία με προμηθευτές
Εάν η επιχείρησή σας βασίζεται σε προμηθευτές και προμηθευτές, θα πρέπει να γνωρίζετε εγκαίρως εάν μπορούν να σας παρέχουν υπηρεσίες στη νέα τοποθεσία των γραφείων σας. Εάν ναι, είστε σε καλή κατάσταση. Αν όχι, το επόμενο σημείο σε αυτόν τον κατάλογο θα είναι "βρείτε νέους προμηθευτές και προμηθευτές για τη νέα σας τοποθεσία".
Προσλάβετε έναν καθαριστή
Όπως οι ενοικιαστές που δεν θέλουν να χάσουν την εγγύηση για την ενοικίαση του διαμερίσματός τους, έτσι και οι επιχειρήσεις πρέπει να φροντίσουν να καθαρίσουν καλά το παλιό γραφείο για να αποφύγουν τυχόν χρεώσεις από τους ιδιοκτήτες του κτιρίου.
Ορίστε κανόνες για τους υπαλλήλους
Ανεξάρτητα από το αν έχετε μια μεγάλη, μεσαία ή μικρή επιχείρηση, πρέπει να διαμορφώσετε ορισμένους κανόνες για τη μετακίνηση πριν αυτή πραγματοποιηθεί. Αυτό συμβαίνει επειδή η ασφάλεια των εργαζομένων είναι η νούμερο 1 προτεραιότητα κατά τη διάρκεια μιας μετακόμισης. Βεβαιωθείτε ότι κατανοούν ότι δεν αναμένεται να μετακινήσουν κάτι βαρύ ή να κάνουν πολλές ανυψώσεις. Θα πρέπει να δοθεί στους υπαλλήλους ένα κουτί και να τους ειπωθεί να συσκευάσουν τα αντικείμενα από το γραφείο τους που θέλουν, στη συνέχεια να το σφραγίσουν και να του βάλουν ετικέτα (αν δεν έχει ήδη επισημανθεί με το όνομά τους εκ των προτέρων). Οτιδήποτε άλλο θα πρέπει να το αναλάβουν επαγγελματίες. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε τραυματισμούς από σκόνταμα, γλίστρημα, πτώση κάποιου βαρέως αντικειμένου ή τέντωμα για να φτάσετε κάτι ψηλά. Θα πρέπει επίσης να ζητήσετε τη γνώμη των εργαζομένων σχετικά με το τι μπορεί να χρειάζονται στο νέο γραφείο όσον αφορά τον εξοπλισμό, τις καρέκλες, τα τραπέζια κ.λπ.
Βάλτε κάποιον να επικεντρωθεί στο νέο κτίριο
Είναι σημαντικό να έχετε ένα άτομο στο προσωπικό που να επικεντρώνεται στην είσοδο στο νέο γραφείο και όχι στην έξοδο από το παλιό γραφείο. Αυτό περιλαμβάνει θέματα όπως η σύνδεση των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, η διασφάλιση ότι οι ιδιοκτήτες έχουν καθαρίσει το γραφείο και η δημιουργία μιας κάτοψης για την τοποθέτηση των γραφείων και του εξοπλισμού. Εν ολίγοις, να βεβαιωθείτε ότι όλα όσα έπρεπε να συμβούν συμβαίνουν στην πραγματικότητα. Διαφορετικά, η ημέρα της μετακόμισης θα είναι μια μεγάλη απογοήτευση για όλους.
Προσλάβετε έναν επαγγελματία μεταφορέα
Οι περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις ακολουθούν αυτό το πρότυπο, αλλά πολλές μικρότερες επιχειρήσεις μπορεί να πιστεύουν ότι μπορούν να αναλάβουν τη μετακίνηση μόνοι τους. Αυτό είναι κατανοητό, διότι αυτό το είδος του πνεύματος "μπορώ να το κάνω" είναι αυτό που οδηγεί τους ανθρώπους να γίνουν ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων εξ αρχής. Αλλά δεν θέλετε τους κινδύνους που σχετίζονται με τη μετακίνηση μόνοι σας ή με τη μετακίνηση με μη επαγγελματία μεταφορέα. Αυτοί οι κίνδυνοι περιλαμβάνουν το σπάσιμο σημαντικών αντικειμένων, τη μη ύπαρξη των κατάλληλων εργαλείων για τη μετακίνηση δύσκολων αντικειμένων (όπως τραπέζια συσκέψεων) και τον τραυματισμό των υπαλλήλων κατά τη διάρκεια της μετακόμισης. Μπορείτε να τα αποφύγετε όλα αυτά συνεργαζόμενοι με μια έμπειρη, επαγγελματική εταιρεία μετακόμισης.
